14 tips for å organisere Gmail-innboksen din

Å administrere e-postene dine virker som en av de oppgavene du alltid planlegger å gjøre når du får tid, men det blir faktisk aldri gjort. Flere og flere e-poster fortsetter å oversvømme innboksen din, noe som gjør det vanskelig og tidkrevende å finne det du leter etter. Faktisk kan det hende du bruker mer tid på å søke etter de riktige e-postene enn å lese dem.

Dette gjelder selv om du stoler på Gmail, som har flere smarte funksjoner, som etiketter og filtre, for å gjøre e-postadministrasjon enklere. Vi er imidlertid her for å fortelle deg at det er mye enklere å organisere Gmail-innboksen din enn du tror, og det gir flere fordeler, for eksempel bedre tidsstyring, økt produktivitet og forbedret kommunikasjon.

Og disse fordelene kan i sin tur bidra til å lindre stress forårsaket av en overbelastet innboks. Bare følg tipsene vi har delt i dette innlegget, og snart vil du ha en renere, enklere å bruke Gmail-innboks sammen med fullstendig trygghet.

Sørg for at relevante e-poster vises øverst

En innboks full av e-poster kan være vanskelig å navigere og kan gjøre det ganske utfordrende å finne informasjonen du trenger. For å unngå dette, sørg for at relevante e-poster vises øverst. Du kan gjøre det ved å bruke funksjonene som er innebygd i Gmail.

Som standard tilbyr Gmail deg fem alternativer for å organisere e-postene dine – Viktig først, Ulest først, Stjernemerket først, Prioritert innboks og Flere innbokser. Følg disse trinnene for å endre hvilke e-poster som vises først.

Klikk på tannhjulikonet øverst til høyre i Gmail-innboksen og deretter på «Se alle innstillinger»-knappen.

Når hovedinnstillingssiden åpnes, bytt til «Innboks»-fanen. Velg deretter din foretrukne innboks fra alternativet «Innbokstype».

Velg alternativet «Viktig først» for å la Gmail vise deg e-postmeldinger den mener er viktigst. Alternativt kan du velge å se uleste eller stjernemerkede meldinger først. Du kan også sette den til Prioritert innboks, som lar Gmail lære hvilke e-poster du kommuniserer med oftest, slik at den kan vise dem øverst.

Tilpass innboksvisningen

Med Gmail kan du tilpasse innboksen din på en rekke måter. Du kan for eksempel velge hvordan e-postmeldinger vises.

Klikk på tannhjulikonet for å åpne Innstillinger-panelet.
Velg mellom visningene Standard, Komfortabel og Kompakt. Standardalternativet viser navnet på avsenderen og typen vedlegg under emnet. Du kan åpne vedlegg direkte fra innboksen din med denne visningen.

Komfortabel-alternativet lar deg vite at vedlegg er tilstede ved hjelp av et bindersikon, men lar deg ikke åpne vedleggene direkte. Til slutt lar alternativet Kompakt deg se flere e-postmeldinger på skjermen.

Bruk Spam-knappen

Ved hjelp av kunstig intelligens bestemmer Gmail automatisk hvilke e-poster som er uønskede og spam, og hindrer dem i å gå inn i innboksen din. Når det er sagt, noen ganger kan spam-e-post fortsatt komme gjennom og nå innboksen din, noe som fører til rot og distraherer deg fra å finne informasjonen du trenger.

Dette kan skje når Gmail ikke gjenkjenner disse e-postene som spam. Løsningen i dette tilfellet er å merke disse e-postene som spam ved å bruke den medfølgende knappen.

Klikk på avmerkingsboksen ved siden av e-posten du vil merke som søppelpost for å velge meldingen.

Dette vil vise deg noen få knapper øverst. Klikk på knappen som vises som et utropstegn i en sirkel for å merke e-posten som spam.

Nå vil Gmail automatisk sende alle lignende e-poster fra avsenderen til søppelpostmappen, noe som bidrar til å holde innboksen din ren. Alternativt, hvis du anser en e-post som nyttig, men den har blitt merket som spam av Gmail, kan du også informere den om at den ikke er spam.

Bruk filtre

Å ha mange e-poster betyr at det ikke vil være mulig for deg å sortere gjennom dem alle manuelt og bestemme hvilke som er nyttige. Heldigvis, med filtre, trenger du ikke det. Du kan bare gi Gmail beskjed om hvilke e-poster du vil ha i en bestemt kategori ved å lage filtre for dem.

For å opprette et filter, gå inn i Gmail-innstillingene og klikk på kategorien «Filtre og blokkerte adresser».

Klikk deretter på «Opprett et nytt filter».

Gmail lar deg velge hva filteret skal gjøre. Du kan velge e-poster fra bestemte personer eller inneholde spesifikke ord, e-poststørrelse og til og med om de har vedlegg. Den kan sende e-poster direkte til arkivene uten å gå inn i innboksen din, eller automatisk merke e-poster som lest.

Du kan lage forskjellige filtre for e-postene dine for å sikre at bare relevante e-poster havner i innboksen din, noe som gjør det enkelt å se dem når du trenger dem uten å kaste bort tid.

Bli kvitt ubrukte faner

Som standard tilbyr Gmail fem faner der den kategoriserer e-postene dine. Disse inkluderer fanene primære, sosiale, fora, oppdateringer og kampanjer. Gmail legger automatisk forskjellige e-poster under passende faner, og bidrar til å redusere rot forårsaket av nyhetsbrev, reklame-e-poster og andre.

Det er imidlertid ikke alle som trenger alle fem fanene, i så fall kan det hende at de ekstra fanene bare øker rotet. I slike situasjoner kan du deaktivere fanene du ikke bruker ved å gå inn i Gmail-innstillingene.

På Innstillinger-siden klikker du på «Etiketter»-fanen og ruller ned til «Kategorier»-delen.
Her kan du velge å vise eller skjule kategorifanene i henhold til dine krav ved å klikke på de respektive knappene.

Å ha færre faner vil også gjøre det lettere å sjekke e-postene dine oftere, slik at du kan slette de du ikke trenger.

Arkiver e-poster

Du har to alternativer når det gjelder å fjerne e-poster som du ikke lenger samhandler med. Den første er å slette dem, som flytter dem til papirkurven, hvorfra de fjernes permanent etter 30 dager. Det andre alternativet er å arkivere dem, som flytter dem til «Arkiv»-mappen.

Arkivering av e-poster betyr at de fjernes fra innboksen din, men ikke slettes. Du kan fortsatt søke etter dem hvis du trenger dem, og du finner dem under fanen «All e-post». Arkivering hjelper deg med å lagre e-poster du kanskje ikke har bruk for for øyeblikket, uten at de kan skape rot i innboksen din.

For å arkivere en e-post, bare hold musepekeren over den, og du vil se arkiveringsknappen til høyre. Klikk på den for å arkivere den.

Alternativt kan du klikke på de tre prikkene øverst til høyre og du får ulike alternativer som lar deg organisere e-postene dine.

Klikk på «Arkiver alle synlige elementer» for å arkivere alle e-postmeldinger i Gmail-innboksen.

Du kan til og med velge e-poster fra bestemte avsendere og arkivere dem i bulk, slik at du raskt frigjør plass i innboksen din.

Aktiver skrivebordsvarsler

Vil du holde styr på e-poster når de kommer, slik at du umiddelbart kan iverksette den nødvendige handlingen? I så fall bør du vurdere å slå på Gmail-skrivebordsvarsler. Denne funksjonen lar deg vite hver gang en e-post kommer i innboksen din, slik at du kan administrere e-poster i sanntid.

For å aktivere skrivebordsvarsler, åpne Gmail-innstillingssiden og bla ned til alternativet «Skrivebordsvarsler» på fanen «Generelt».

Her kan du velge å slå på varsler for alle e-poster eller bare for viktige. Du kan til og med tilpasse e-postvarslingslydene herfra. Når du er ferdig, bla ned og lagre endringene.

For å dra full nytte av Gmails skrivebordsvarsler, må du også slå på nettleservarslinger hvis de er slått av. Når du har aktivert det, kan du lese, slette, arkivere eller svare på e-poster så snart de kommer i innboksen din.

Demp e-postsamtaler

Du kan ofte finne deg selv i e-postsamtaler som ikke nødvendigvis involverer deg, eller de som du ikke synes er veldig viktige for øyeblikket. Mens du alltid kan forlate, er et annet alternativ å dempe samtaletråden, og forhindrer at oppdateringer stadig dukker opp og distraherer deg.

Å dempe samtaler vil forhindre at nye meldinger vises, men de vil fortsatt nå deg. Du finner dem i arkivene. Dette betyr at hvis du vil, kan du alltid sjekke dem senere eller søke etter en bestemt e-post når det er nødvendig.

For å dempe en samtaletråd, klikk på avmerkingsboksen til venstre for e-posttråden du vil dempe for å velge den, og klikk deretter på de tre prikkene øverst.

Rullegardinmenyen som vises vil inneholde mute-alternativet; klikk på den for å dempe samtalen.

Eventuelle nye meldinger i samtalen vil ikke dukke opp i innboksen din og i stedet sendes direkte til arkivet. Du kan enkelt finne dempet meldinger ved å skrive is:mutedi søkefeltet.

Stjerner viktige e-poster

Gmail gjør en ganske god jobb med å avgjøre hvilke e-poster som kan være viktige for deg alene, og legger til en gul «Betydningsmarkør» ved siden av dem. Imidlertid er det fortsatt tider når det kanskje ikke kan gjøre det riktig. Heldigvis kan du fortsatt fortelle den hvilke e-poster som er viktige ved å stjernemerke dem.

Mens Gmail legger til viktighetsmarkører i hele e-posttråder, kan du legge til stjerner i individuelle e-poster i en tråd. Å gjøre det vil hjelpe deg å søke etter spesifikke e-poster raskere og med minimalt problemer.

For å legge til en stjerne klikker du bare på stjerneikonet ved siden av en e-post i Gmail-innboksen.

Når du er ferdig med en e-posttråd, kan du fjerne stjernen ved å klikke på stjerneikonet igjen.

Etter hvert som du fortsetter å legge til og fjerne stjerner, vil Gmail bli bedre til å oppdage hvilke meldinger som er viktige for deg. Du kan få tilgang til alle stjernemerkede e-poster fra alternativet «Stjernemerket» på venstre panel i innboksen.

Bruk etiketter for å organisere e-postene dine

Gmail bruker etiketter for å dele e-poster i forskjellige kategorier, for eksempel innboks, papirkurv og utkast. Den lar deg lage dine egne etiketter også, og du kan til og med legge til mer enn én etikett i en e-postmelding. Etiketter fungerer som tagger, noe som gjør det enkelt for deg å finne den riktige meldingen, og du kan til og med legge inn etiketter som undermapper.

En etikett kan være på 225 tegn og kan fargekodes for bedre synlighet. Og du kan konfigurere Gmail slik at den legger til etiketter til e-poster automatisk når de kommer.

For å lage en etikett, bla ned på venstre side av Gmail-innboksen til du kommer til «Etiketter»-delen. Klikk på «+»-ikonet for å opprette en ny etikett.

I boksen som kommer opp kan du velge etikettnavn og om du vil legge den under eksisterende etiketter. Klikk på «Opprett»-knappen for å lage etiketten.

Å bruke etiketter kan gjøre ting enklere når det gjelder å organisere Gmail-innboksen din, men de bør brukes strategisk. Selv om du kan lage mange etiketter, vil for mange etiketter resultere i det samme problemet, så den rette balansen er avgjørende. Eller du kan stole på tredjepartsapplikasjoner som hjelper deg å legge til etiketter som faner for enkel tilgang.

Prøv ut flere innbokser

Gmail har en funksjon kalt Flere innbokser, som lar deg administrere flere Gmail-kontoer gjennom en samlet innboks. Siden det ikke er noen grense for antall Gmail-kontoer du kan opprette, kan du ha separate kontoer for hjem og jobb og administrere dem med flere innbokser.

For å aktivere flere innbokser, åpne Gmail og klikk på tannhjulikonet for å få tilgang til innstillingene.
Rull ned til delen «Innbokstype» og klikk på alternativet «Flere innbokser». Hvis du aktiverer dette, kan du lage flere ruter for forskjellige e-postkategorier, for eksempel emne, type, avsender osv.

Du kan også velge spesifikke e-poster som skal vises i en annen postboks og konfigurere hver seksjon basert på prioriteringene dine. Funksjonen for flere innbokser bidrar til å gi en renere oversikt over ulike e-postkategorier, og gir en raskere brukeropplevelse.

Aktiver Nudges i Gmail

Hvis du får mange spam-e-poster, er sjansen stor for at du har gått glipp av noen viktige når du prøver å unngå spam. Nudge-funksjonen i Gmail kan hjelpe deg i slike tilfeller ved å minne deg på viktige e-postmeldinger som trenger din oppmerksomhet. Den kjører på en algoritme som bringer e-poster som trenger et svar fra deg eller den andre parten til toppen av innboksen din.

Funksjonen kan være ganske nyttig hvis du trenger en påminnelse om å sende svar eller oppfølgings-e-poster.

For å aktivere Nudges, gå inn i Gmail-innstillingene og bla ned mens du er i «Generelt»-fanen til du kommer til «Nudges»-delen.
Klikk på avmerkingsboksen for å aktivere Nudges for både e-poster som trenger svar og oppfølgingsforslag.

Når du har slått på Nudges, vil Gmail automatisk bringe e-poster som krever svar øverst i innboksen din. Den vil foreslå e-poster som du kanskje har glemt å svare på, samt de som krever å sende en oppfølgings-e-post. Dermed kan du raskt håndtere e-postmeldinger etter behov, i stedet for å la dem hope seg opp i innboksen din.

Bruk Hashtags i Gmail

Som vi har forklart ovenfor, kan du lage etiketter for å organisere og administrere e-postmeldingene dine enkelt. Men hvis du ønsker å gå et skritt videre, kan du også bruke hashtags når du skriver e-poster og deretter bruke disse til å enkelt søke etter spesifikke e-poster i innboksen din.

Det kan for eksempel hende at du sender en e-post til en klient angående et prosjekt og kan bruke #oppfølging, #prosjektdetaljer, #navn-på-prosjektet osv. hashtags på slutten av meldingen.

Nå krever søk etter e-poster som er begrenset til dette emnet bare søk etter disse hashtaggene i søkeboksen.

Når du skriver inn hashtaggene i søkeboksen, vil alle e-postmeldinger som inneholder disse hashtaggene vises i søkeresultatene. Du trenger ikke lenger å sortere gjennom tonnevis av e-poster manuelt for å komme til den du trenger.

Opprett flere Gmail-aliaser

Du kan opprette flere versjoner av e-postadressen din i Gmail ved hjelp av «+»-tegnet og forskjellige kombinasjoner av tall og ord. Dette lar deg filtrere e-poster fra ulike avsendere, og hjelper til med å holde innboksen din ren og rotfri. Bare sørg for å lage unike aliaser når du registrerer deg.

Hvis du legger til «+any.alias» til e-postadressen din, kan e-postene nå innboksen din. Hvis e-posten din for eksempel er johndoe@gmail.com, kan du lage forskjellige versjoner av den, for eksempel johndoe+friends@gmail.com eller johndoe+work@gmail.com.

Og du kan ganske enkelt filtrere e-poster og sortere ut viktige meldinger fra søppelpost. Du kan dele en spesifikk e-postadresse som inneholder «+»-tegnet med personer som nære kontakter for å sikre at disse meldingene når den prioriterte innboksen din.

Det er en god idé å gjøre e-postaliasene selvforklarende, slik at du husker formålet du opprettet dem for. Dette tipset er også nyttig for å administrere ting som abonnementer som er koblet til kontoen din, siden du kan opprette en bestemt gruppe for hvert alias.

Tipsene vi har delt her kan hjelpe deg med å organisere Gmail-innboksen din raskt og enkelt, noe som gjør e-postadministrasjon til en lek. Nesten hver av disse er enkel å prøve ut og implementere og tar bare noen få sekunder. Og du kan til og med prøve ut noen av disse når du bruker Gmail på mobile enheter.

Hvis du ser etter flere alternativer som kan gjøre det enklere å organisere Gmail-innboksen din, er det flere nettleserutvidelser og tillegg som kan være verdt å sjekke ut, som den nedenfor.